KOMUNIKASI
BISNIS
Dosen
: Vely Randyantini
Disusun
oleh : Kelompok
Kelas
: 4EA36
Andita
Chindy Meylinda
Anas
Abdurrahman
Ananda
Syafira
Eriana
Fajar Ayu
Intan
Fajarwati
M.
Aldi Rizaldi
Hajat
Rizqi
Hansen
Parulian
Risa
Anindita
Samuel
Chandra
Suci
Ariyanti
Vivi
Anika
KATA PENGANTAR
Dengan
mengucapkan tanda rasa syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI. Makalah ini disusun sebagai salah satu tugas dari Teori
Organisasi Umum.
Penulis menyadari bahwa didalam penyelesaian makalh ini
masih terdapat banyak kekurangan yang disebabkan oleh keterbatasan data dan
kemampuan penulis yang masih dalam tahap belajar. Untuk itu penulis sangat
menghargai setiap saran dan kritik untuk perbaikan dan pengembangan makalah
ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga makalah ini dapat
berguna untuk mahasiswa/i Universitas Gunadarma pada khususnya dan
pihak yang akan menggunakan makalah ini untuk berbagai hal pada umumnya, dan
sekaligus dapat bermanfaat untuk mahasiswa/i Universitas Gunadarma.
BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya
memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk
saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar
pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam
kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu
terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan
hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga
penting untuk sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat
untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta
evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan
organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen
perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau
yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku
manajer di dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam
lingkungan pengendalian manajemen. Perilaku berpengaruh
dalam desain sistem pengendalian manajemen untuk membantumengendalikan, memotivasi
manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan
aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian
manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling berhubungan yang
mengklasifikasikan proses informasi yang dapat membantu manajer dalam
mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan
organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan
Kirby, 1994).
BAB II
PEMBAHASAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pengertian
Komunikasi Dalam Organisasi
Komunikasi
adalah Suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak
yang lain dengan tujuan tercapai persepsi atau pengertian yang sama. Komunikasi
dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang
bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa
menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari.
Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan
perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam
menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim
berita (sender) maupun si penerima berita(receiver). Solusi-solusi
yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan
seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan
dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi
suatu organisasi.
I.
POLA
KOMUNIKASI BISNIS
Secara
umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu:
a. Saluran
Komunikasi Formal
Dalam
struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 4 pola
yaitu:
1)
Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan
pokok yaitu:
o
Memberikan pengarahan atau instruksi
kerja tertentu,
o
Memberikan informasi kenapa pekerjaan
itu harus dilaksanakan,
o
Memberikan informasi tentang prosedur
dan praktik organisasional,
o
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja
kepada para karyawan,
o
Menyajikan informasi mengenai aspek
ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang
ingin dicapai.
2)
Komunikasi dari bawah ke atas
Atau
disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para
karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3)
Komunikasi Horizontal
Atau
horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
4)
Komunikasi Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi,
antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya.
II.
MENGELOLA
KOMUNIKASI BISNIS
Ada 2
hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1.
Penanganan pesan-pesan yang bersifat
rutin
Untuk
dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu
memperhatikan hal berikut ini:
·
Mengurangi jumlah pesan
·
Instruksi yang jelas
·
Mendelegasikan tanggung jawab
·
Melatih petugas
2.
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara
penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain.
Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam
kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam
komunikasi yaitu:
1)
Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu,
atau
2)
Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun,
beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan
menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan
cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada
public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama,
perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu
hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar
pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam
artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam
kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan
inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam
situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti:
1.
Siapkan tim yang terampil atau cekatan
dalam penanganan krisis
2.
Usahakan agar manajemen puncak segera
bertindak pada saat krisis terjadi
3.
Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai
representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik
komunikasi
4.
Ceritakan suatu kejadian secara
menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf
5.
Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan
saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
III.
MASALAH
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Fakor
hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3
jenis, yaitu:
1.
Hambatan Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2.
Hambatan Semantik
Gangguan
ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara
efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan
lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran
yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3.
Hambatan Manusiawi
Hambatan
ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden
dan Sherman, hambatan ini mencakup:
·
Hambatan yang berasal dari perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status,
keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
·
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim
psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana
dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis,
organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi
antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang
berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam
lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang
ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan
manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan
sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang
merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau
informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam
struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan
organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar
pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain
bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan
atau kegiatan.
Dalam
proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan
berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar
belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau
informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan
7 C, yaitu :
1.
Completeness (Lengkap)
Suatu
pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang
diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan
harapan pengirim pesan.
2.
Conciseness (Singkat)
Suatu
pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata
sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun
tetep menonjolkan gagasannya.
3.
Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian
pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima
pesan.
4.
Concreteness (Konkrit)
Penyampaian
pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas
5.
Clarity (Kejelasan)
Pesan
hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
6.
Courtessy (Kesopanan)
Pesan
disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan
baikdalam komunikasi bisnis.
7.
Correctness (Ketelitian)
Pesan
hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan
ejaan yang benar (formal atau resmi).
IV.
SOLUSI
DARI MASALAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Beberapa
solusi yang dapat ditawarkan dalam mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam
proses komunikasi organisasiantara lain.
A.
HUBUNGAN ANTAR PESONA
Menciptakan
hubungan intim yang dimiliki dengan orang-orang lain dalam tingkat pribadi,
antar teman, sesame sebaya ataupun dengan atasan, biasanya disebut hubungan
antar pesona. Suatu analisis khusus tentang hubungan antar pesona menyatakan
bahwa kita akan berhasil menciptakan komunikasi dalam organisasi bila melakukan
hal-hal berikut :
·
Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa
menumbuhkan perasaan bermusuhan.
·
Menetapkan dan menegaskan identitas kita
dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan.
·
Menyampaikan informasi kepada orang lain
tanpa menimbulkan kebingungan kesalahpahaman, penyimpangan,atau perubahan
lainnya yang disengaja.
·
Terlibat dalam pemecahan masalah yang
terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan atau mengehentikan proses.
·
Membantu orang-orang lainnya untuk
mengembangkan gaya hubungan persona dan antar pesona yang efektif.
·
Ikut serta dalam interaksi social
informal tanpa terlibat dalam muslihat.
Hubungan
antar persona cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan
hal-hal berikut yaitu menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara
yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan
pribadi mereka melaluli penyingkapan diri, menympaikan pemahaman yang positif,
hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons-respons yang relevan
dan enuh pengertian, bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan
sikap menerima secara verbal maupun non verbal, selalu menyampaikan pandangan
positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang yang
tidakmenghakimi dan ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan
mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak
menghakimi, cermat,jujur, dan membangun.
B.
HUBUNGAN POSISIONAL
Hubungan
posisional ditentukan dengan pendekatan struktur dan tugas tugas fungsional
anggota organisasi. menurut koontz dan o’donnel ( 1968 ) untuk mengatasi
kesalahan umum yang merintangi kinerja efektif dan efisien individu dalam
organisasi yang disebabkan ketidaklancaran proses komunikasi di organisasi
adalah:
a.
Merencanakan penempatan/ pengaturan
jabatan secara benar
Sebagian
dari kegagalan untuk merencanakan dengan benar lebih banyak terletak pada
pengaturan orang-orang dari jabatan yang diberikan dari atasan sehingga pada
akhirnya terjadi kegagalan dalam komunikasi horizontal dan vertical yang ada
dalam organisasi
b.
Berusaha menjernihkan hubungan
Kegagalan
untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan , percekcokan
ketidakamanan, ketidak efisienan dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari
kesalahan lainnya dalam pengorganisasian
c.
Hubungan berurutan
Informasi
disampaikan keseluruh organisasi formal oleh suatu peroses : dalam peruses ini
orang puncak hierarki mengirimkan pesan : kepada orang kedua yang kemudian
mengirimkannya lagi kepada orang ketiga.
BAB III
PENUTUP
KESIMPULAN
Pada dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari
dalam aspek apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan
sehari-hari, dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan
agar sebuah system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan
lebih baik.
Komunikasi
dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan/informasi diantara beberapa
orang.Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim,
pesan/informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan
balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi
sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling
membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus
memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam
berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa
terdapat banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan
komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa
yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi,
yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi
nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila
pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam
berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi
serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme
antara keduanya.
SARAN
Dengan
disusunnya makalah ini, maka pembaca atau mahasiswa dapat mengerti dan memahami
pentingnya arti komunikasi dalam organisasi, didalam kehidupan berorganisasi
atau dikehidupan sehri-hari yang membutuhkan komunikasi.
DAFTAR PUSTAKA